Profile pracowników i usługi każdej osoby
Każdy członek zespołu ma profil, a Ty wybierasz, jakie usługi wykonuje. Gdy klient prosi o usługę, Greeta proponuje terminy tylko u osób, które ją naprawdę wykonują. Gdy klient mówi „ktokolwiek wolny”, Greeta szuka w całym zespole. W naszej przykładowej rozmowie testowej dzwoniący poprosił o dowolnego dostępnego pracownika w poniedziałek i został umówiony na 9:00 u jednej z osób z zespołu.
Dni wolne
Zaznacz dni wolne pracownika, a agent głosowy nie umówi osób, które mają wolne. To eliminuje klasyczny problem: potwierdzoną wizytę u kogoś, kogo nie ma. Ustaw dni wolne przed początkiem tygodnia i nie musisz o nich pamiętać.
Dni zamknięcia firmy i święta
Dni zamknięcia i święta są częścią ustawień firmy. Dodaj je raz — święto, dzień szkolenia, tydzień urlopu — a rezerwacje je uwzględnią.
Loginy zależne od roli
Każdy pracownik ma własny login i widzi tylko to, na co pozwala jego rola. Ty zarządzasz profilami, dniami wolnymi i tym, jakie usługi wykonuje każda osoba. Dzięki temu właściciel widzi całą firmę, a pracownik to, czego potrzebuje — i nikt nie dzieli się hasłem. Dodatkowe stanowiska pracownicze kosztują $15 miesięcznie.
Powiadomienia dla właściciela i zespołu
Właściciel i zespół dostają powiadomienia, więc właściwe osoby wiedzą, gdy coś zostanie umówione lub zmienione. Wszystko śledzisz w panelu internetowym lub aplikacji GreetaVoice Business na iOS i Androida.
10-minutowa lista kontrolna
- Dodaj każdego członka zespołu i jego usługi.
- Wpisz nadchodzące dni wolne.
- Dodaj dni, w które firma jest zamknięta.
- Daj każdej osobie własny login z właściwą rolą.
- Zrób połączenie testowe w darmowym demo i poproś o „kogokolwiek wolnego”.
Pełna lista jest na stronie zarządzania zespołem.
Dlaczego te szczegóły mają znaczenie przy każdej rozmowie
Recepcjonistka-człowiek wie, kto dziś pracuje, kto co robi i kto za tydzień jest na urlopie. Recepcjonistka AI potrzebuje tej samej wiedzy zapisanej w systemie — a gdy ją ma, stosuje ją tak samo przy każdym telefonie, o każdej porze. Kilka minut poświęconych na ustawienia zespołu sprawia, że działa zarówno „ktokolwiek wolny”, jak i „czy mogę umówić się do Marii?”.
Typowe sytuacje
- Nowa osoba wykonuje tylko część usług. Przypisz tylko te usługi, a dzwoniący nigdy nie dostaną terminów na to, czego ta osoba nie robi.
- Ktoś wyjeżdża w przyszłym tygodniu. Zaznacz dni wolne teraz; grafik zaktualizuje się dla rezerwacji głosowych i SMS.
- Cała firma zamyka się na święto. Dodaj dzień zamknięcia raz zamiast edytować każdą osobę.
- Recepcja potrzebuje mniejszego dostępu niż właściciel. Daj każdej osobie login z rolą odpowiednią do jej pracy.
Dbaj o aktualność
Najbardziej opłaca się dwuminutowy przegląd raz w tygodniu: spójrz na najbliższe dni, dodaj nowe dni wolne i potwierdź dni zamknięcia. Ponieważ powiadomienia trafiają do właściciela i zespołu, gdy rezerwacje się zmieniają, od razu zobaczysz efekt w aplikacji.
Zdecyduj, kto co powinien widzieć
Zanim utworzysz loginy, poświęć dwie minuty na proste pytanie: czego potrzebuje każda osoba do swojej pracy? Właściciele zwykle chcą pełnego obrazu, a recepcja i zespół usługowy często potrzebują tylko grafiku i własnych rezerwacji. Dopasowanie dostępu do roli utrzymuje porządek w panelu i trzyma wrażliwe ustawienia we właściwych rękach.